労務安全書類(グリーンファイル) が再提出待ちに!?やっておくべき対応について

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2020.9.23

労務安全書類(グリーンファイル) が再提出待ちに!?やっておくべき対応について

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足場会社などの建設会社を設立しても、業務内容は必ずしも現場仕事だけとは言い切れません。事務仕事などのデスクワークも必要となります。
デスクワークの中でも重要な業務といえるのが「労務安全書類(グリーンファイル)」の作成や提出です。
グリーンサイトのシステムを利用していると、「再提出待ち」となってしまうことがあります。正しい対応を把握しておかないと、デスクワークに時間を取られてしまうため注意が必要です。
今回は、労務安全書類(グリーンファイル)で「再提出待ち」となった場合の対応について解説します。

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労務安全書類(グリーンファイル)ってなに?

そもそも労務安全書類(グリーンファイル)とは何なのでしょうか。
労務安全書類(グリーンファイル)とは、建設業界において重要な書類の一つです。主に現場の安全や作業員の権利などを守るために提出が求められる書類であり、足場会社を設立するのであれば、必ず提出しなければなりません。
ちなみに、労務安全書類(グリーンファイル)に該当する書類は、仕事で使う車両届、安全衛生計画書、火器使用届、などです。
とはいえ、必ずしも労務安全書類(グリーンファイル)に該当する書類を作成する必要はありません。業種や業務内容に応じて、必要な労務安全書類(グリーンファイル)を提出することとなります。
なお、労務安全書類(グリーンファイル)は、全国建設業協会による全国統一様式を使用するのが一般的です。

労務安全書類(グリーンファイル)が「再提出待ち」になる理由

労務安全書類(グリーンファイル)の作成や管理を担ってくれるツールとして、よく利用されているのが「グリーンサイト」です。
しかし、何らかの問題があると「再提出待ち」と赤く表示されてしまうことがあります。
なぜ、グリーンサイトで労務安全書類(グリーンファイル)が「再提出待ち」となってしまうのでしょうか。

書類に不備がある

労務安全書類(グリーンファイル)は、書類に不備があると赤く「再提出待ち」と表示されてしまいます。この場合、書類の不備を見つけて、修正したり、必要書類を揃えたりして再度提出しなければなりません。
書類によっては、記載内容が専門的であったり、数字が多く記載ミスが発生しやすいなど、不備が生じやすい場合があります。
きちんと見直してから提出したつもりでも、意外と不備を見逃していることが少なくありません。
「再提出待ち」の表示が出たときには、提出書類の不備を疑ってみてください。

提出直後である

グリーンサイトでは、必要書類の提出直後は「再提出待ち」と表示されることがあります。
担当者が確認や承認するまでは、一度再提出と表示され、担当者の確認・承認後に「届出済み」と変更されます。
再提出直後のすべてのケースで「再提出待ち」と表示されるわけではありませんが、提出タイミングや元受けによっては一度「再提出待ち」が表示されます。
この場合、時間をおいて再度確認することで「届出済み」に切り替わりますので、心配はいりません。

労務安全書類(グリーンファイル)が「再提出待ち」になったら?

労務安全書類(グリーンファイル)を提出後、万が一「再提出待ち」の表示が出てしまった場合はどうしたらいいのでしょうか。
グリーンサイトで「再提出待ち」が表示されてしまった場合の対応は以下の通りです。

不備を探して修正する

労務安全書類(グリーンファイル)が再提出待ちになってしまった場合、まずは不備を探してみてください。
うっかりミスや、細かなミスが生じている場合があります。不備を発見したら速やかに修正し、再提出しましょう。不備がなければ、その後「届け出済み」に切り替わります。

元請けの担当者に連絡する

労務安全書類(グリーンファイル)の不備を探したものの、特に不備が見つからない…というときには、元請けの担当者に連絡してみてください。
現場の名前や場所、書類の名前を担当者に告げて、「再提出待ち」となっている理由を聞くことで、スピーディーに問題が解決できます。
場合によっては、担当者の不備や未確認が原因で再提出待ちになっていることがあるのです。電話確認後、その場で「届出済み」に切り替えてくれる場合もありますので、一度連絡してみるといいでしょう。

時間をおいて再度確認してみる

労務安全書類(グリーンファイル)を提出後、すぐに「再提出待ち」になったときには、一旦時間をおいて、再度確認してみることをおすすめします。
本記事でも触れたとおり、提出直後は担当者が確認前であることから、「再提出待ち」が表示されてしまうことがあります。
そのため、担当者の確認が済めば、グリーンサイト上の表示が「届出済み」に切り替わるでしょう。
まずは、慌てずにしばらく時間をおいてみるという選択肢も視野に入れてみてください。

おわりに

労務安全書類(グリーンファイル)の管理のために、グリーンサイトを使用する方は少なくありません。
そして、多くの方が原因不明の「再提出待ち」の表示に悩まされています。しかし、再提出待ちの表示の原因や、正しい対応を知っておけば、スムーズに対処できるので安心です。
「足場職人独立サポート」では、労務安全書類(グリーンファイル)をはじめ、建設業界や足場業界の独立を徹底サポートしています。豊富な実績と経験から、独立を応援しますのでぜひお気軽にご利用ください。

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